Stadt Wuppertal
Stadt der weltberühmten Schwebebahn
Kultur- und Wirtschaftszentrum des Bergischen Landes
Universitätsstadt
Assistenz für die Amtsleitung des Rechtsamtes
Arbeitszeit Stellenbewertung Homeoffice Bewerbungsfrist
Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit bis Vollzeit, unbefristet A9 / EG 09a nach der Einarbeitung möglich 16.08.2023 - 14.09.2023
Arbeitszeit
Hälfte der regelmäßigen Arbeitszeit bis Vollzeit, unbefristet
Stellenbewertung
A9 / EG 09a
Homeoffice
nach der Einarbeitung möglich
Bewerbungsfrist
16.08.2023 - 14.09.2023
Das Rechtsamt stellt die Rechtsberatung für die gesamte Stadtverwaltung und in Teilen auch für die städtischen Unternehmen sicher. Hinzutreten u.a. Aufgaben im Haftpflichtbereich und im Mahnwesen. In einem engagierten Team von derzeit insgesamt 12 Mitarbeitern wird die Rechtsberatung als gemeinsame Aufgabe verstanden, wozu sich auch die Amtsleitung selbst bekennt.
Am Standort Am Clef 58/60 wird als Ergänzung des Teams eine engagierte Persönlichkeit gesucht, die tatkräftig die Amtsleitung, die Justiziar*innen und die weiteren Mitarbeiter*innen des Rechtsamts unterstützt und administrative Aufgaben übernimmt.
 
Ihr Profil
Wen suchen wir?

Wenn Sie
  • eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement oder eine gleichwertige abgeschlossene Ausbildung z.B. als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte
  • Erfahrung im Vorzimmerdienst, 
  • Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Diskretion, 
  • sicheres und verbindliches Auftreten,
  • Fähigkeit, auch in Stresssituationen, die Ruhe und Übersicht zu bewahren,
  • Teamfähigkeit und soziale Kompetenz,
  • gutes Zeitmanagement,
  • Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten,
  • Bereitschaft, sich in neue Aufgabengebiete (z.B. Lecare) einzuarbeiten
mitbringen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! 

Wir freuen uns, wenn Sie außerdem über folgende Kompetenzen verfügen:
  • Kenntnisse in SAP, SAPcat, Wiki

Tätigkeitsprofil
Welche Kernaufgaben erwarten Sie?

Das Aufgabengebiet umfasst Tätigkeiten der Assistenz der Amtsleitung im Bereich Satzungen, Ortsrecht und Bekanntmachungen sowie Internet/Intranet und Softwarelösungen, in der Finanzabwicklung, in Personal- und Ausbildungsangelegenheiten und organisatorischen Belangen des Amtes.

1. Vorzimmertätigkeiten/Assistenz für die Amtsleitung
  • Terminmanagement und Terminkoordination für die Amtsleitung
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen
  • Aktenführung und Wiedervorlage für Amtsleitung
  • Organisation von Dienstreisen
  • Beschwerdemanagement für 004
  • Bearbeitung und Koordination des Posteingangs
  • ATOSS Vorzimmerfunktion
  • Bearbeitung von Sonderurlaubsanträgen
  • Beschaffung allgemeiner Informationen
  • Ansprechpartner*in des Amtes in allgemeinen Fragen
  • CMS – Redaktion und Produktpflege
  • Ansprechpartnerin für die beim Rechtsamt eingesetzte Kanzleisoftware Lecare, Beck-Online,Session, d3, SAP, SAPCat, Wiki
  • Vorbereitung von Begrüßungsmappen, „Einführungsrunde“
  • Vorbereitung der Erteilung von Vollmachten und Befugnisse für die Mitarbeiter*innen des
  • Rechtsamtes sowie Beantragung von Dienstsiegeln und Dienstausweisen
  • Unterstützung der Führungskräfte in Personalangelegenheiten
  • Vorbereitung der LOB-Vereinbarungen für die Amtsleitung
  • Administrative Betreuung der Rechtsreferendare und Praktikanten
  • Korrespondenz mit Auszubildenden und dritten Behörden (Bezirksregierung)
  • Funktion Arbeitssicherheitsbeauftragte*r
  • Ansprechpartner*in für die Überprüfung ortsveränderlicher Elektrogeräte
2. Satzungen, Ortsrecht, Bekanntmachungen
  • Redaktion des Stadtboten (Amtsblatt der Stadt Wuppertal)
  • Verschickung des Stadtboten und Aboservice
  • Bekanntmachungen im Internet
  • Fortführung und Versand des Newsletters „Bekanntmachungen“
  • Erfassen aktuelles Ortsrecht
  • Kategorisierung und Einordnung der ortsrechtlichen Bestimmungen in die Struktur und
  • Systematisierung des Stadtrechts
  • Dokumentation und Archivierung von ortsrechtlichen Altfassungen
3. Finanzen
  • Bewirtschaftung der Sachmittel (Anfordererfunktion und Budgetverantwortung)
  • Beschaffung von Material und Fachliteratur
  • Bestandsaufnahme und Fortschreibung des Anlagevermögens
4. Organisatorisches
  • Organisation von Umzügen, Renovierungen, Umbau- und Sicherungsmaßnahmen
  • inkl. Beteiligung des Personalrates
  • Begleitung bei Arbeitssicherheitsbegehungen und Umsetzungen von Maßnahmen
  • Bereitstellung notwendiger Schlüssel
  • Beschaffung Mobiliar und Technikausstattung für die Mitarbeiter*innen des Rechtsamtes (Einrichtung neuer Arbeitsplätze)

↗ Das vollständige Tätigkeitsprofil finden Sie hier
Was bieten wir Ihnen?
Die Stelle ist nach Bes.Gr. A 9 Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt LBesG bzw. EG 09a, Teil A, Abschnitt I, Nr. 3 TVöD bewertet. 

Nach der erfolgten Einarbeitung ist Home Office möglich. 
 
Hier können Sie unser Einarbeitungskonzept einsehen.
Frau Annette Fischer
Stellv. Amtsleiterin
Bei Fragen zu den Stelleninhalten und Interesse an einer Hospitation
+49 202 563 4273
annette.fischer@stadt.wuppertal.de
Frau Jana Seidenzal
Personalreferentin
Bei Fragen zum organisatorischen Ablauf und zum Auswahlverfahren
0202 / 563 5751
jana.seidenzal@wuppertalent.de

Auch noch interessant

Unsere Stadt braucht eine leistungsfähige, effiziente Verwaltung, die auf die Bedürfnisse der Bürger*innen eingehen kann. Deshalb erweitern wir unsere Vielfalt und fördern aktiv die Geschlechtergleichstellung sowie die Diversität unserer Beschäftigten.

Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen von Frauen, Menschen mit Behinderung, People of Color, Menschen mit internationaler Familiengeschichte sowie Menschen mit verschiedenen sexuellen Orientierungen, geschlechtlichen Identitäten und unterschiedlichen Alters. Hierfür arbeiten wir an einem Diversity-Konzept und sind der Charta der Vielfalt beigetreten.

Wir unterstützen als öffentliche Arbeitgeberin mit unserer Inklusionsvereinbarung außerdem das Ziel, behinderte, schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen in das Arbeitsleben einzugliedern. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung der Beschäftigten haben einen großen Stellenwert in der Stadtverwaltung. Deshalb bieten wir als moderne Arbeitgeberin seit vielen Jahren erfolgreich ein Betriebliches Gesundheitsmanagement an, das auch von einem externen Fachinstitut mit dem Exzellenz-Siegel ausgezeichnet worden ist.
Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, die auch mit mobilem Arbeiten kombiniert werden können und sind Träger des Zertifikats audit berufundfamilie für eine familienbewusste Personalpolitik. Wir sind der Charta der Pflege NRW beigetreten, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Pflege zu ermöglichen. Wir haben das Ziel, die verschiedenen Lebensmodelle und unsere Dienstleistung für die Bürger*innen in Einklang zu bringen.

Als öffentliche Arbeitgeberin arbeiten wir mit Hilfe unseres Gleichstellungsplanes am Ziel, eine ausgewogene Belegschaft zu erhalten. In unterrepräsentierten Bereichen werden Frauen bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Vielfalt und Inklusion
Unsere Stadt braucht eine leistungsfähige, effiziente Verwaltung, die auf die Bedürfnisse der Bürger*innen eingehen kann. Deshalb erweitern wir unsere Vielfalt und fördern aktiv die Geschlechtergleichstellung sowie die Diversität unserer Beschäftigten.

Wir wünschen uns ausdrücklich Bewerbungen von Frauen, Menschen mit Behinderung, People of Color, Menschen mit internationaler Familiengeschichte sowie Menschen mit verschiedenen sexuellen Orientierungen, geschlechtlichen Identitäten und unterschiedlichen Alters. Hierfür arbeiten wir an einem Diversity-Konzept und sind der Charta der Vielfalt beigetreten.

Wir unterstützen als öffentliche Arbeitgeberin mit unserer Inklusionsvereinbarung außerdem das Ziel, behinderte, schwerbehinderte und gleichgestellte Menschen in das Arbeitsleben einzugliedern. Schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Gesundheitsförderung
Gesundheitsschutz und Gesundheitsförderung der Beschäftigten haben einen großen Stellenwert in der Stadtverwaltung. Deshalb bieten wir als moderne Arbeitgeberin seit vielen Jahren erfolgreich ein Betriebliches Gesundheitsmanagement an, das auch von einem externen Fachinstitut mit dem Exzellenz-Siegel ausgezeichnet worden ist.
Beruf und Familie/Pflege
Wir bieten flexible Arbeitszeiten und -formen, die auch mit mobilem Arbeiten kombiniert werden können und sind Träger des Zertifikats audit berufundfamilie für eine familienbewusste Personalpolitik. Wir sind der Charta der Pflege NRW beigetreten, um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie/Pflege zu ermöglichen. Wir haben das Ziel, die verschiedenen Lebensmodelle und unsere Dienstleistung für die Bürger*innen in Einklang zu bringen.

Frauenförderung
Als öffentliche Arbeitgeberin arbeiten wir mit Hilfe unseres Gleichstellungsplanes am Ziel, eine ausgewogene Belegschaft zu erhalten. In unterrepräsentierten Bereichen werden Frauen bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.